Vie privée.

La présente déclaration Vie Privée décrit la manière dont Vanden Broele NV, dont le siège social est établi à 8200 Brugge, Stationslaan 23, et immatriculée sous le numéro d’entreprise 0451.355.351 (« nous »), traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

Nous visons à traiter vos données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

Dans le cadre de nos activités, nous traitons vos données à caractère personnel à diverses fins, décrites ci-après. Le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons est indiqué pour chaque type de traitement.

Si le fondement est une obligation contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies afin de rendre possible l’exécution du contrat ou de satisfaire à une obligation légale.

Vos données à caractère personnel sont parfois obtenues auprès de tiers. Ceci est indiqué lorsqu’il y a lieu.

Finalités

Gestion des clients et des prospects (obligation contractuelle)

Lorsque vous achetez des produits chez nous, nous traitons vos données à caractère personnel pour la préparation, l’exécution et le suivi de votre achat.

Lorsque des formulaires de contact sont remplis (par les personnes concernées) sur des sites commerciaux, ces données sont également conservées pour la gestion des prospects (p. ex. pour pouvoir établir une offre).

Les données à caractère personnel suivantes font l’objet d’un traitement dans le cadre de la gestion des clients :

Données d’identification ;
Fonction (en fonction des certificats à délivrer à l’issue de la formation) ;
Détails financiers (données de paiement).

Gestion des fournisseurs (obligation contractuelle)

Lorsque vous êtes l’un de nos fournisseurs, nous traitons vos données à caractère personnel pour la préparation, l’exécution et le suivi de vos marchandises en tant que fournisseur.

Les données à caractère personnel suivantes font l’objet d’un traitement dans le cadre de la gestion des fournisseurs :

Données d’identification ;
Détails financiers (données de paiement, numéro de TVA) ;
Formation ;
Profession et fonction.

Dans le cadre de la gestion des fournisseurs, nous obtenons parfois des données à caractère personnel par le biais de votre employeur ou de votre organisation.

Gestion des auteurs (obligation contractuelle)

Si vous avez collaboré en tant qu’auteur (éditeur/illustrateur/écrivain/copywriter/photographe) à l’un des ouvrages que nous éditons, il est possible que nous traitions certaines de vos données à caractère personnel dans le cadre de votre droit à la mention du nom et du suivi des paiements.

Les données à caractère personnel suivantes font l’objet d’un traitement dans le cadre de la gestion des auteurs :

Données d’identification ;
Détails de la contribution de l’auteur (p. ex. titre du livre, fonction de l’auteur, etc.) ;
Détails financiers (données de paiement) ;
Registre national (obligation légale en fonction de la déclaration au précompte mobilier et des fiches fiscales annuelles).

Vos données peuvent être obtenues indirectement, lorsque vous nous êtes recommandé en tant qu’auteur.

Gestion des intervenants (obligation contractuelle)

Si vous avez collaboré en tant qu’intervenant à l’une des formations que nous organisons, il se peut que nous traitions certaines de vos données à caractère personnel dans le cadre de votre droit à la mention du nom et du suivi des paiements.

Les données à caractère personnel suivantes font l’objet d’un traitement dans le cadre de la gestion des intervenants :

Données d’identification ;
Détails de la contribution de l’intervenant (p. ex. titre de la formation, fonction de l’intervenant, etc.) ;
Détails financiers (données de paiement) ;
Registre national (obligation légale en fonction des fiches fiscales annuelles).

Vos données peuvent être obtenues indirectement, lorsque vous nous êtes recommandé en tant qu’intervenant.

Marketing (direct) et communication (intérêts légitimes, à savoir la liberté d’entreprendre) (consentement)

Nous pouvons informer personnellement nos clients ou d’autres personnes qui manifestent un intérêt pour notre entreprise au sujet de nos activités. Les membres (anciens ou actuels), les abonnés de magazines et les prospects peuvent être contactés dans le cadre du renouvellement ou de la souscription d’une adhésion ou d’un abonnement à un produit/une application. Nous envoyons également des newsletters aux personnes qui s’inscrivent sur notre liste de diffusion, ainsi qu’aux clients existants et aux participants à nos formations. Les partenaires et prospects anciens ou actuels peuvent être contactés en vue d’une (nouvelle) collaboration.

Les données suivantes peuvent faire l’objet d’un traitement dans le cadre du marketing direct :

Données d’identification ;
Caractéristiques personnelles ;
Habitudes de consommation (information sur l’adhésion, participation à des activités, etc.) ;
Données sur les achats précédents ;
Intérêts (indiqués lors de l’inscription à la newsletter).

Partenaires et sponsors (obligation contractuelle)

Dans le cadre des contrats (e.a. événements et publicités) que nous concluons avec nos partenaires et sponsors, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

Données d’identification ;
Détails financiers (données de paiement).

Publications dans les médias écrits (intérêts légitimes, à savoir la liberté d’entreprendre) (consentement)

Vanden Broele traite des données à caractère personnel dans le cadre de la production (contenu) de médias écrits (en ligne ou dans des magazines ou newsletters). Nos médias écrits peuvent contenir des données à caractère personnel utilisées aux fins décrites ci-après.

Activités journalistiques : tous les types de données à caractère personnel sont possibles (à des fins journalistiques et d’expression académique, artistique ou littéraire).
Fourniture d’informations : tous les types de données à caractère personnel sont possibles. Il peut par exemple s’agir des coordonnées de personnes qui proposent une assistance spécialisée (notamment la fourniture d’informations et la fourniture éventuelle d’une assistance).
Sponsoring et publicité : données d’identification et certains autres types de données à caractère personnel qui figurent dans des publicités (sur la base d’une obligation contractuelle).
Divers : publication d’interviews, de photos, d’images et d’autres données (p. ex. de nos membres) que nous avons le droit de publier (sur la base de nos intérêts légitimes à exploiter le droit à l’image, les droits de propriété intellectuelle et les autres droits ou licences que nous détenons).

Respect de nos obligations légales (obligation légale)

Nous pouvons être amenés à traiter certaines données à caractère personnel dans le cadre de nos obligations légales.

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes afin de nous conformer à nos obligations légales :

Données d’identification ;
Détails financiers (données de paiement) ;
Registre national (uniquement pour les auteurs de nationalité belge, nécessaire pour la déclaration au précompte mobilier et la fiche fiscale annuelle).

Gestion des plaintes et des litiges (intérêts légitimes, à savoir le suivi des litiges et la liberté d’entreprendre)

Nous pouvons être amenés à traiter certaines données à caractère personnel en cas de plaintes ou de litiges.

Les données suivantes peuvent faire l’objet d’un traitement dans le cadre de la gestion des plaintes et des litiges :

Données d’identification ;
Données supplémentaires que vous transmettez dans le cadre d’une plainte ou d’un litige ou dont nous disposons déjà et qui sont nécessaires pour assurer le suivi de la plainte et/ou du litige.

Reporting en vue de l’amélioration continue de nos produits (intérêts légitimes, à savoir la liberté d’entreprendre)

Nous entendons proposer à nos clients et aux utilisateurs de nos produits et applications un produit sans cesse optimisé. Pour ce faire, nous traitons une quantité limitée de données (à caractère personnel). Nous souhaitons également faire preuve de transparence envers les utilisateurs, qui seront d’ailleurs informés de cette volonté lors de l’utilisation de l’application.

Nous pouvons clairement affirmer ici que nous traitons des données à caractère personnel dans une mesure limitée, et que celles-ci sont en outre anonymisées et agrégées dans la mesure du possible.

Nous traitons les données (à caractère personnel) suivantes sur la base d’un intérêt légitime :

Données d’identification ;
Données supplémentaires que l’utilisateur indique lors de l’utilisation de l’application, telles que les termes de recherche, les résultats de recherche, les fonctionnalités fréquemment/peu utilisées, etc.).

Délai de conservation

Quel est le délai de conservation des données à caractère personnel ?

Gestion des clients et des prospects : obligation légale de conservation jusqu’à 7 ans après la fin du contrat en termes de comptabilité et jusqu’à 10 ans après la fin du contrat pour la formation des clients (en fonction de l’audit du portefeuille PME).
Gestion des fournisseurs : 10 ans après la fin du contrat ; dans les autres cas, obligation comptable légale de 7 ans.
Gestion des auteurs : 10 ans après la fin du contrat ; dans les autres cas, obligation comptable légale de 7 ans.
Gestion des intervenants : 10 ans après la fin du contrat ; dans les autres cas, obligation comptable légale de 7 ans.
Marketing (direct) et communication : 3 ans après le dernier contact significatif.
Partenaires et sponsors : 10 ans après la fin du contrat ; dans les autres cas, obligation comptable légale de 7 ans.
Publications dans les médias écrits : traitement actif pendant la période pour laquelle Vanden Broele dispose de droits de publication. Par la suite, les médias écrits (qui contiennent des données à caractère personnel) sont archivés (traitement à des fins journalistiques et d’expression académique, artistique ou littéraire).
Respect de nos obligations légales : conservation conforme au délai légal de conservation.
Gestion des plaintes et des litiges : aussi longtemps que nécessaire au suivi de la plainte ou du litige, en tenant compte du délai légal de prescription.
Reporting en vue de l’amélioration continue de nos produits : 2 ans après l’enregistrement.

Vos données à caractère personnel sont partagées avec un nombre limité de parties dans certaines circonstances (et selon le type de traitement et le statut de la partie) :

Personnes concernées (selon le type de traitement et le statut de la partie) ;
Autres entités au sein du groupe Vanden Broele ;
Services publics (dans le cadre de nos obligations légales) ;
Partenaires commerciaux avec qui nous collaborons dans le but d’organiser et de commercialiser des conférences et des séminaires ;
Sous-traitants techniques dans le cadre des services qu’ils nous fournissent (p. ex. hébergement de l’application) ;
Banques, compagnies d’assurance et autres partenaires impliqués dans l’exécution des paiements ;
Conseillers professionnels, avocats et huissiers de justice, dans la mesure où leur assistance le justifie.

Sécurité des traitements

Nous avons élaboré une protection appropriée pour les données à caractère personnel que nous traitons.

Aucun système d’information ne peut garantir une sécurité à 100 %. Nous nous efforçons d’améliorer en permanence la sécurité de nos systèmes. Vous avez également un rôle important à jouer pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, notamment en assurant la confidentialité et la protection adéquate des données de votre compte.

Vos droits

Le Règlement général sur la protection des données vous confère plusieurs droits relatifs à vos données à caractère personnel :

Le droit d’accès et de rectification de vos données à caractère personnel ;
Le droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct et le droit général d’opposition fondé sur des circonstances propres à votre situation spécifique ;
Le droit de limitation du traitement de vos données à caractère personnel et le droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli ») ;
Le droit de retrait de votre consentement à tout moment ;
Le droit à la portabilité des données ;
Le droit à l’introduction d’une plainte auprès de l’autorité de contrôle (en Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données).

L’exercice de ces droits peut être soumis à des conditions légales. Cela signifie que, selon votre situation spécifique, vous pourrez ou non invoquer certains de ces droits. Nous souhaitons plus particulièrement attirer votre attention sur les clauses d’exemption applicables aux traitements à des fins journalistiques et d’expression académique, artistique ou littéraire.

Si nous avons un doute raisonnable quant à votre identité, nous nous réservons le droit de vérifier votre identité.

Si vous souhaitez déposer une plainte, nous vous prions de nous contacter d’abord afin d’envisager rapidement une solution à l’amiable.

Contact

Vous pouvez toujours nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :

E-mail : dpo@vandenbroele.be

Adresse : Stationslaan 23, 8200 Brugge

Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de temps à autre, auquel cas nous publierons la version modifiée sur notre site web. Veuillez consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité, afin de toujours disposer de la version la plus récente. En cas de modifications substantielles vous concernant, nous vous informerons également par e-mail.